Knowledge

Art-7 Ketika Habit dibangun melalui Sistem


Business Transformation Management
New Paradigm of Management

“Ketika HABIT harus dibentuk melalui Sistem”

                Suatu organisasi dalam menjalankan misi, strategi dan proses bisnisnya akan mencapai tingkat efektivitas tinggi bila didukung dengan suatu perilaku serta kebiasaan yang cocok atau selaras. Ini merupakan kunci sukses yang penting dan harus diciptakan oleh manajemen atau pemilik. Penciptaan perilaku dan kebiasaan menjadi tantangan yang tidak mudah bagi manajemen karena sering bertentangan dengan kebiasaan yang sudah terbentuk selama ini. Dalam Business Transformation Management kita berkepentingan untuk membangun suatu kebiasaan yang sinkron dengan strategi bisnisnya agar proses eksekusi strategi akan memperoleh dukungan kuat. Seperti telah kita ketahui bahwa Value Discipline yang menjadi pilihan kita ( Product Leadership atau Operation Excellence atau Customer Intimacy sebagai differensiasi ) akan memiliki persyaratan yang khas dan harus dipetakaan termasuk perilaku dan climate for action dan kebiasaan yang  tepat.
                Bila suatu unit bisnis atau perusahaan organisasinya mempunyai kebiasaan yang sudah sesuai dengan Value Dicipline Pilihannya akan lebih mudah dibandingkan dengan yang berbeda. Sebagai contoh perusahaan kontraktor dan perusahaan produsen plywood yang umumnya Operation Excellence sebagai strategi differensiasinya akan sulit mengeksekusi strateginya kalau kebiasaan yang dimiliki karyawan dan manajemen tidak cost consiousness.Kebiasaan yang berorientasi pada usaha menaikkan produktivitas dan efisiensi diberbagai bidang harus dihayati dan diwujud nyatakan oleh top, middle manajemen dan seluruh karyawannya untuk mendukung eksekusi strategi differensiasi Operation Excellence. Nah pertanyaan buat anda sebagai manajemen perusahaan, apakah kebiasaan yang terbentuk dalam organisasi anda sudah selaras dengan Value Discipline yang menjadi strategi differensiasi anda ? Bila jawabannya belum atau tidak maka anda punya tantangan besar.
            Seperti kita ketahui bahwa dalam perjalanan suatu organisasi baik profit atau non-profit seringkali dijumpai keluhan bahwa kebiasaan yang sudah terbentuk sekian lama menjadikan kendala dalam organisasi tersebut melakukan perubahan atau pembenahan demi kemajuan dan tercapainya sasaran serta visinya. Dengan kata lain kebiasaan ( habit ) yang sudah terbentuk terutama kalau dinilai kurang baik, kurang positif, kurang produktif atau kurang tepat maka membuat pusing manajemen bahkan pemilik. Terlepas mengapa kebiasaan yang dianggap kurang baik tersebut bisa terbentuk, yang paling penting sekarang adalah melakukan perubahan dari kebiasaan sekarang menjadi suatu bentuk kebiasaan ( habit ) yang dianggap baik untuk menghadapi persaingan, mengeksekusi strategi bisnis atau membangun kinerja dan produktivitas lebih baik. Banyak perusahaan melakukan perubahan kebiasaan tersebut melalui bentuk pelatihan yang diharapkan akan mengubah kebiasaan lama menjadi baru seperti yang diharapkan. Akan tetapi banyak dijumpai bahwa efektivitas dari pelatihan apapun bentuknya sering menurun dengan berjalannya waktu. Mengapa hal ini terjadi ? Perlu kita ketahui bahwa masing-masing karyawan bekerja dengan kesibukan dan rutinitas mereka, hal ini akan menyebabkan efektivitas pelatihan menurun. Perlu kita mencari bentuk lain yang mampu mengkondisikan untuk membentuk kebiasaan yang lebih permanen dan konsisten.
                Business Transformation Management dalam membangun Kebiasaan ( Habit ) menggunakan pendekatan secara sistematis dimana setiap karyawan harus memahami tiga hal prinsip yaitu :
    Apa yang harus dilakukan
    Bagaimana cara melakukan
    Mengapa mereka harus melakukan dan konsekwensinya.
Dengan ketiga hal tersebut disiapkan, dijelaskan, dipahami setiap karyawan dimana akan selalu disupervisi dan dievaluasi oleh manajemen (middle & top) maka akan membangun suatu kerangka untuk membentuk suatu kebiasaan yang diinginkan. Tentunya tiap perusahaan atau unit bisnis harus menentukan terlebih dahulu perilaku yang diinginkan oleh masing-masing fungsi sesuai dengan Pilihan Disiplin Nilainya (Ingat artikel ke 5 tentang “Ketika Skill & Behavior tidak selaras dengan Strategi Bisnis).
                Apa yang harus dilakukan setiap karyawan ? Disini manajemen perusahaan harus menentukan komponen apa saja yang harus diketahui oleh tiap karyawan supaya mereka tahu apa yang harus dilakukan, apa yang harus mereka capai, apa saja kontribusi mereka dalam pencapaian sasaran melalui strategi bisnis yang dieksekusi, dimana kontribusi mereka dalam eksekusi strategi bisnisnya, proses kerja yang mana yang harus mereka jalankan dengan ekstra ketat dan prima. Manajemen berkepentingan menjelaskan apa saja yang harus karyawan pahami dan jalankan supaya tidak terjadi pemahaman keliru karena atas dasar asumsi atau kira-kira tentunya disesuaikan dengan lingkup tugas dan wewenangnya. Karyawan berhak tahu kemana perusahaan akan pergi dan mau menjadi apa diwaktu mendatang. Kuis sederhana buat anda sebagai pemilik dan manajemen adalah apakah anda yakin dan percaya bahwa setiap karyawannya sudah memahami misi dan visi serta filosofi organisasi dengan benar?
                Bagaimana cara karyawan melakukan ? Manajemen sudah seharusnya mempersiapkan setiap karyawannya agar mampu melaksanakan aktivitas dan tugasnya dengan benar dan baik. Kompetensi dari karyawan dipersiapkan agar mampu melaksanakan aktivitas strategis maupun operasional. Pemahaman perilaku dan membangun keinginan untuk melakukan perubahan perilaku agar menjadi kebiasaan harus dipersiapkan dan didukung oleh manajemen. Penyelarasan perilaku dan kebiasaan organisasi sesuai dengan strategi bisnis harus menjadi prioritas bagi manajemen. Perlu ditentukan siapa yang akan menjadi agen perubahan yang harus dididik dan membantu manajemen dalam menselaraskan kebiasaan agar mendukung dalam eksekusi strategi bisnisnya. Penentuan agen perubahan baik siap dan berapa menjadi penting agar mereka mampu mempengaruhi seluruh organisasi dalam membentuk kebiasaan baru yang diinginkan. Ini memang menjadi tantangan luar biasa bagi perusahaan dalam melakukan perubahan kebiasaan karena pasti mendapatkan tentangan dari banyak pihak. Tapi disinilah kunci sukses terpenting dalam membangun kinerja serta mencapai efektivitas tinggi dari strategi bisnis. Manajemen harus menyusun program perubahan secara sistematis, terarah, jelas kebiasaan seperti apa yang diinginkan dan time frame yang harus ditentukan.
                Mengapa karyawan harus melakukan dan konskwensinya? Dalam membangun suatu kebiasaan yang selaras dengan strategi bisnis kita maka setiap individu harus memahami kontribusi mereka dan cara mereka melaksanakan serta konsekwensi yang harus mereka terima kalau mereka melaksanakan atau tidak mau melaksanakan. Business Transformation Management mempunyai dua pendekatan yang sekaligus dijalankan yaitu:
    Mendidik karyawan
    Mengkondisikan karyawan
Kita wajib  didik karyawan agar mereka paham kemampuan dan perilaku serta kebiasaan seperti apa yang harus mereka lakukan agar strategi bisnis efektif berjalan mencapai sasarannya

Kita harus mempersiapkan sistem yang memotivasi organisasi melaksanakan sesuai rencana dan mempersiapkan reward & punishment system. Mengapa banyak perusahaan gagal dalam membangun kebiasaan atau budaya yang diinginkan? Salah satu penyebabnya adalah tidak berani menerapkan punishment kepada karyawannya secara tegas. Jadi dalam membangun kebiasaan organisasi yang merupakan budaya harus dilakukan dengan dua pendekatan baik pendidikan maupun secara sistem yang mengunci dan mengkondisikan agar mereka termotivasi untuk berubah. Bila karyawan melihat yang mereka harus lakukan mempengaruhi berapa yang akan diterima setiap bulan dikantong mereka maka hal ini akan mengkondisikan mereka untuk secara disiplin mengikuti perubahan kebiasaan.
                Perlu disadari bahwa pengkondisian organisasi dengan reward & punishment system akan memungkinkan karyawan tidak bisa mengikuti rencana perubahan kebiasaan tersebut. Itu adalah konsekwensi yang harus sudah diantisipasi. Yang menjadi tujuan utama adalah adanya kesamaan tujuan dan komitmen bagi seluruh organisasi. Secara sederhananya adalah kalau kita mau ke utara maka tidak boleh ada satu orangpun yang mau ke arah yang lain karena akan menghabiskan enerji kita didalam bukan untuk fokus ke pelanggan atau persaingan.Kalau ada  karyawan yang tidak bisa mengikuti sistem manajemen yang kita bentuk secara integral dari strategi bisnis sampai perilaku yang kita inginkan maka dengan terpaksa kita mencari orang yang tepat. Dalam persaingan turbulen sekarang ini kadang kita punya cukup waktu untuk mengubah kebiasaan orang tanpa batas waktu. Dalam periode yang telah ditargetkan bila mereka tidak dapat mempunyai perilaku dan kebiasaan yang direncanakan maka terpaksa mereka tidak bisa ikut dalam organisasi kita. Karena bila ada yang tidak dapat mempunyai perilaku dan kebiasaan yang kita inginkan tetap berada dalam organisasi maka seringkali menjadi pecundang dan mengkontaminasi kepada yang lain.
                Sekarang yang menjadi tantangan baru adalah kepemimpinan anda mampu menghadapi kenyataan bila ada karyawan dilevel manapun  yang tidak dapat mempunyai perilaku dan kebiasaan sesuai rencana perusahaan maka keputusan apa yang akan anda ambil ? Bila anda tetap membiarkan seseorang atau lebih tidak mempunyai perilaku dan kebiasaan yang perusahaan inginkan dan anda tetap membiarkan dalam operasional bisnis anda maka faktor kegagalan dalam membangun kebiasaan ( habit ) selaras dengan strategi bisnis akan sangat besar. Bagaimana kepemimpinan dan keberanian anda dalam mengeksekusi hal ini ? Akankah anda mempertahankan segelintir orang yang tidak layak berada dalam kapal anda dengan resiko seluruh awak dan penumpang kapal mengalami kesulitan ?
Artikel Lanjutan dalam mengulas tentang Business Transformation Management adalah :

“Ketika Business Transformation Management dipakai dalam Regenerasi Bisnis Keluarga”

Fery Hartono
Direktur Business Excellence Consulting
Tel. 021-56951200 (Hunting)
www.business-excellence.co.id

Free Counters
copyright © 2012 Business Excellence Service
Powered by CKM