Knowledge

Art-15 Ketika BTM melandasi Learning Organization


Business Transformation Management (BTM)
New Paradigm of Management

“Ketika BTM melandasi Learning Organization”


          Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa Knowledge Economic Era membutuhkan Intangible Asset yang harus dibangun oleh masing-masing organisasi. Kebutuhan dasar tersebut harus mendapatkan arahan yang tepat sesuai dengan Value Discipline pilihan dari masing-masing unit bisnis dalam perusahaan. Setelah kita mempunyai arah yang jelas untuk tiap unit bisnis tentang kebutuhan Intangible Asset nya maka kita menghadapi tantangan besar adalah menjadikan Learning Organization  untuk mengisi secara kontinu kebutuhan pengetahuan, informasi, keterampilan untuk menjalankan aktivitas tiap unit bisnis.


          Learning Organization sederhananya adalah membangun suatu kebiasaan dari organisasi untuk selalu berkeinginan kuat untuk maju melalui proses pembelajaran secara kontinu. Lingkup dari pembelajaran antar perusahaan satu dengan yang lain akan berbeda sesuai dengan arahan strategis yang menjadi pilihannya, sesuai dengan Disiplin Nilai pilihannya serta rincian unik dalam Disiplin Nilai. Adalah merupakan tantangan yang tidak mudah bagi perusahaan membangun suatu kebiasaan atau bahkan budaya haus akan pembelajaran. Berangkat dari paradigma dari manajemen dan para pemimpin dalam organisasi kita bahwa perlukah kita membangun Learning Organization ? Belum tentu semua pemimpin mempunyai kesamaan pola pikir untuk membangun Learning Organization ,oleh karena itu harus dimasukan dalam Rencana Strategis Perusahaan yang telah disusun bersama dan atas dasar kesepakatan bersama. Marilah kita coba dalami apa saja yang harus dipersiapkan dalam membangun Learning Organization .


          Sasaran dan Arahan dari Learning Organization harus dipetakan dalam Peta Strategi dan Balanced Scorecard  dimasing-masing Unit Bisnis ataupun Corporate Scorecard. Hal ini akan menjadikan suatu prioritas tindakan yang harus dijalankan perusahaan karena sudah menjadi kesepekatan manajemen untuk mewujudkannya dalam suatu arahan dan periode waktu tertentu. Bila tidak dimasukan dalam Rencana Strategis akan lebih sulit karena belum tentu dianggap prioritas untuk dilaksanakn oleh berbagai pihak dalam perusahaan. Disini dibutuhkan Kepemimpinan yang handal dalam mengevaluasi progres dan hasil yang sudah diperoleh dari bulan ke bulan. Perlu menjadikan evaluasi kinerja  secara bersama dalam jajaran manajemen puncak dan madya setiap bulan dalam upaya melatih disiplin dan membentuk kebiasaan. Dalam evaluasi kinerjapun harus ditentukan agenda secara jelas apa yang akan dibahas dan siapa yang harus mempresentasikan progress dan hasil dari penyusunan dan implementasi Learning Organization.


          Infrastruktur dan Isian dari Knowledge Management harus direncanakan secara lebih matang oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam mempersiapkannya. Infrastruktur yang dipilihpun dapat bervariasi bergantung dari jenis perusahaan dan lokasi dari operasional perusahaan. Untuk perusahaan yang merupakan manufaktur dan pemasaran yang teralokasi di satu tempat akan dapat digunakan media yang bervariasi mulai dari ruang baca, perpustakaan dan ruang diskusi yang konvensional sampai media elektronik yang masuk dalam jaringan intranet perusahaan. Sedangkan di perusahaan yang multi lokasi seperti perbankan, retail, distribusi, logistik maka infrastruktur yang mampu dijangkau oleh masing-masing lokasi harus disediakan seperti membuat portal atau internal website baik yang berdiri sendiri atau tergabung dengan website perusahaan dengan password khusus untuk dapat mengaksesnya. Sisi lain banyak perusahaan yang kesulitan dalam mempersiapkan dan mengupdate isian dari Knowledge Management nya secara konsisten sesuai dengan kebutuhan strategis dari unit bisnis dan perusahaan. Disiplin Nilai yang lebih ke Product Leadership akan membangun pengetahuan lebih fokus pada upaya mempersiapkan organisasi yang selalu mempunyai inovasi terhadap produk dengan demikian kebutuhan dari Knowledge Management nya akan lebih difokuskan pada hal-hal yang berkaitan dengan inovasi seperti membangun Innovative Behavior, Innovation Benchmarking, Innovation Business Statistic, Innovation Business Modelling ,Successful Product Launching and Market Exploitation etc. Meskipun dalari sisi lain seperti Operasional, Tingkat Layanan, Distribusi juga harus dipersiapkan agar karyawan memperoleh kesempatan dalam pembelajaran. Dalam perusahaan yang pilihan Disiplin Nilainya adalah di Customer Intimacy akan lebih fokus mempersiapkan Knowledge Management mereka disisi Customer Intimacy Behavior, Service Excellence Benchmarking, Variant of Intimacy in industries, Service Level Agreement, Customer Intimacy Leadership, Empowerment for Intimacy Excecution , Operating Model for Customer Intimacy Benchmarking, Changed Management Tools & Technique for Intimacy Habits, Customer Relationship Management etc.Tentu saja yang berkaitan dengan pengembangan produk, manajemen operasional dan keuangan juga masih dipersiapkan dalam rangka pembelajaran mereka.


          Sedangkan untuk perusahaan dengan Displin Nilai lebih ke Operation Excellence akan fokus membangun Knowledge Management dengan isian lebih ke Productivity & Efficiency, Discipline of People in Working Area, Cost Leadership Behavior, Supply Chain Management,Operation Control and Improvement, Inventory Control dan Planning, Lean Manufacturing, Cost of Quality Tools & Technique, Housekeeping for Shop Floor, Operation Excellence Leadership, Rewards System for Operation Excellence, Manufacturing / Operasion Mapping, Product Quality Planning & Control, Quality Improvement Tools & Technique, Project Management, Operasion Research  etc. Dari sisi inovasi produk dan service tentunya masih juga harus disediakan. Penyediaan pengetahuan dan informasi dapat dilakukan secara internal ataupun dalam bentuk outsourcing dari pihak pihak tertentu guna melengkapai dan meng-update sesuai kebutuhan perusahaan. Sedangkan Pengetahuan dan Informasi yang disediakan dapat mulai dari Manajemen Strategis, Operasion, Manufaktur, Logistik, Keuangan, Akunting, Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, ataupun yang lebih mengarah ke Teknologi, Bisnis Statistik sesuai bidang usaha masing-masing, misal di Kontraktor adalah Project Experienced yang sudah dilaksanakan di berbagai tempat menjadi bagian dalam Bisnis Statistik karena akan bermanfaat buat Porject Manager ditempat lain bila mengerjakan proyek sejenis. Jangan sampai pengetahuan dan pengalaman berharganya hanya ada di satu orang project manajer yang suatu ketika dapat meninggalkan perusahaan.

 

          Membangun Kebutuhan, Motivasi dan Kebiasaan merupakan kunci dari Learning Organization. Setelah kita mampu mempersiapkan wadah, media dan sistematis kerja serta isian dari Knowledge Management maka tantangan agar investasi kita tidak mubasir adalah membangun kesadaran, kebutuhan dan keinginan kuat untuk setiap individu belajar. Memang kita perlu pelajari karakteristik orang-orang dalam organisasi kita serta mensiasiati dengan cara, media atau sarana yang tepat dalam penyajiannya sehingga mereka tidak menghadapi halangan teknologi dan halangan dalam penyerapan pengetahuan dan informasi yang disediakan. Misalkan dalam menyajikan pengetahuan lebih disederhanakan dalam bentuk gambar, diagram, flow-charting, foto, simulasi, film dsb dibandingkan dalam bentuk narasi yang menjemukan dan tidak semua orang tekun dalam memahaminya.


          Disisi lain bagaimana membangun minat dari masing-masing orang dapat dimulai dengan menentukan target pengetahuan dan keterampailan yang harus mereka miliki dalam satu semester dimana peran fungsi SDM menjadi penting dalam melakukan penyusunan target kompetensi, koordinasi, fasilitator, pendataan dan evaluasi bersama dengan atasan masing-masing fungsi tanpa melupakan Kompetensi Strategis yang sudah dipetakan dalam peta strategi unit bisnis atau perusahaan. Bentuk evaluasi progress, kuis-kuis kecil perlu dilakukan secara periodik dan ujian-ujian yang harus diadakan guna mendorong mereka harus belajar. Melalui beberapa prosedur kerja ditentukan bahwa mereka wajib mengisi bisnis statistik perusahaan mereka sendiri berdasarkan transaksi yang terjadi sehingga pendataan mereka kontinu dan memudahkan dalam analisa bisnis periode mendatang. Perusahaan bahkan dalam menerapkan reward system dalam membangun motivasi dari seluruh karyawan dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka melalui Knowledge Management yang tersedia. Evaluasi Kinerja secara periodik juga dapat memasukan agenda untuk melihat progress peningkatan pengetahuan karyawan yang telah dievaluasi dengan kuis dan ujian-ujian sehingga manajemen mampu melihat perkembangan dari kompetensi karyawan mereka secara berkesinambungan. Berbagai cara mesti dipikirkan untuk membantu dalam membangun kebiasaan karena tidak semua orang punya minat belajar sama kuatnya sehingga manajemen perusahaan berupaya mencari terobosan dalam membentuk kebiasaan belajar. Mentalitas haus akan pengetahuan baru harus ditimbulkan mulai dari manajemen puncak dan madya melalui briefing -briefing untuk membangun kesadaran karyawan mereka. Bahkan kita perlu memasukan dalam proses rekrutmen yaitu komitmen mereka tertulis untuk masih mau belajar terus menerus bahkan meneladani bagi rekan kerja yang lain.


          Kami tahu hal ini tidak mudah tapi masih optimis dapat dicapai, kalau perusahaan ada yang berhasil mengapa perusahaan anda tidak ? Berangkat dari pola pikir manajemen puncak dan madya serta konsistensi dan keuletan dalam membentuk budaya pembelajaran yang akan terbentuk secara akumulasi dalam perusahaan. Selamat Mencoba dan Sukses

 


Fery Hartono
Direktur Business Excellence Consulting
Business Transformation Management
Telp. : 021- 5695 1200 (Hunting)
www.business-excellence.co.id


 

Free Counters
copyright © 2012 Business Excellence Service
Powered by CKM