Knowledge

Art-12 Ketika BTM mendorong Produktivitas Organisa


Business Transformation Management
New Paradigm of Management

“Ketika BTM mendorong Produktivitas Organisasi”


            Dalam artikel-artikel terdahulu kita belum membahas tentang peran dari Organisasi ( struktur dan manusia ) dalam penerapan Business Transformation Management ( BTM ). Organisasi perusahaan sering dilihat sebagai sarana yang amat mendasar dalam mengelola perusahaan sehingga banyak di bahas dan disusun dari waktu ke waktu. Banyak kejadian bahwa bila terjadi kesulitan dalam bisnis maka manajemen langsung melakukan tinjauan sampai perombakan struktur organisasi. Struktur organisasi diubah dengan berbagai pertimbangan, cara atau bentuk. Dalam konsep organisasi maka ada beberapa model yang dapat dipilih apakah struktur organisasi yang fungsional, divisional karena mandiri masing-masing unit bisnis, ada yang lebih kearah matriks demi efektivitas komunikasi, koordinasi atau pengelolaan yang bersifat proyek dll.


            Seperti kita sadari bersama bahwa masing bisnis mempunyai keunikan meskipun industrinya sama, lalu bagaimana seharusnya kita mempersiapkan organisasi yang efektif ? Apakah kita berangkat dari kertas putih ? Apakah kita berangkat dari yang ada lalu diubah parsial? Apakah kita berangkat dari orang yang ada ?


            Dalam BTM pendekatan yang dilakukan untuk meninjau ulang organisasi adalah berangkat dari strategi bisnis dari masing unit bisnisnya. Struktur Organisasi harus memudahkan dalam eksekusi bisnis, internal kontrol, efektivitas operasional. Selanjutnya manusianya kita petakan dalam struktur organisasi yang telah ditinjau ulang sesuai dengan kinerja yang dibutuhkan. Perlu kita sadari bersama bahwa struktur organisasi hanya salah satu perangkat dan masih ada perangkat lain seperti sistem manajemen terintegrasi, infrastruktur perusahaan dalam rangka menjalankan strategi dan operasional bisnis. Struktur organisasi memang perlu ditinjau ulang dalam Business Transformation Management, tetapi tidak harus diubah kalau ternyata masih efektif dalam eksekusi strategi. Pilihan strategi bisnis yang menginginkan kemandirian tiap-tiap unit bisnis maka mendorong kita memilih bentuk organisasi yang divisional. Tetapi kita juga perlu mempertimbangkan kalau tiap unit bisnis harus punya fungsi lengkap maka beban overhead cost menjadi lebih besar. Dalam iklim persaingan yang sangat ketat ditambah daya beli pasar makin melemah karena krisis minyak dunia, kita perlu berpikir lebih cerdik. Struktur Organisasi dapat menjadi perangkat yang menunjang eksekusi bisnis secara lebih efektif tetapi dapat juga menjadi beban yang luar biasa dan mempercepat suatu perusahaan mengalami penurunan kinerja bahkan ambruk karena organisasinya seperti kapal induk. Dalam kondisi seperti sekarang ini banyak pebisnis melakukan perampingan organisasi & outsourcing sehingga mereka mampu melakukan manuver lebih lincah dan gesit seperti sekoci bukan seperti kapal induk. Memang dilematis yang dihadapi banyak pengusaha sekarang, di satu sisi sering punya tanggungjawab moral untuk menciptakan lapangan kerja tetapi kalau tidak pandai-pandai malah bumerang mempunyai beban organisasi yang berat akan mengurangi daya saing menghadapi persaingan yang sudah dan makin ketat. Struktur organisasi harus seramping mungkin, mampu mengeksekusi strategi bisnisnya secara maksimum, mampu membangun hubungan dan layanan baik kepelanggan, mempercepat pengambilan keputusan dan fungsi keamanan didalamnya juga dipertimbangkan. Jangan bangga dengan struktur organisasi yang besar, lebar, kotak-kotaknya banyak tetapi ternyata produktivitasnya rendah sehingga akan mengalami kesulitan bisnis.


            Perlu kita mempertimbangkan dengan jernih bahwa setiap kita membuat organisasi dimana kita mempersiapkan posisi-posisi jabatan dan mengisinya dengan orang permanen maka perusahaan harus siap menanggung semua konsekwensi dengan segala fasilitas yang harus disediakan. Makin banyak kita punya lapis dalam organisasi maka birokrasi makin cenderung panjang, lead time tiap proses bisnis kita memanjang, fasilitas makin banyak yang harus disediakan tetapi belum tentu tiap lapisan tadi produktif. Pastikan tiap jabatan punya value added yang jelas dan setinggi mungkin. Produktivitas organisasi dan man power nya harus bisa ditingkatkan dari waktu ke waktu. Kita perlu benchmark kepada perusahaan lain. Misal, suatu perusahaan dengan jenis industri yang sejenis mempunyai omzet berapa dengan berapa ragam produk, berapa direksi, berapa manajer, berapa total karyawan. Berapa omzet per manusia, berapa profit per manusia, sudahkah organisasi kita produktif ? Atau masih rendah dibandingkan perusahaan pesaing atau lain ? Apakah berapa rasio sehat jumlah manajer vs omzet perusahaan ? Perlukah kita punya sebegitu banyak manajer dan direksi ? Apa peran dan kontribusi mereka ? Apakah tiap orang sudah berperan menjadi pendongkrak output atau malah jadi beban bagi orang lain atau bisnis kita ? Setiap manajemen harus menyadari yang perlu jadi indikator tidak hanya pertumbuhan omzet saja tetapi juga produktivitas per manusia terhadap perolehan pendapatan dan profit baik tiap unit bisnis atau total.  Kita perlu memacu indikator ini untuk memastikan bahwa tiap manusia dalam organisasi bukan menjadi beban buat yang lain. Yang banyak terjadi adalah bahwa makin lama orang dalam organisasi dan bila tidak dibangun dinamikanya maka orang cenderung masuk dalam “comfort zone” dan bila tidak dikembangkan dan selalu ditantang untuk lari maka makin sulit untuk menghadapi perubahan. Padahal kita tahu bahwa yang konsisten terjadi adalah perubahan, kalau kita tidak dapat mengimbangi perusahaan diluar yang kita siap disapu habis. Kita harus dasari bahwa kunci bisnis sekarang adalah kreativitas, kecepatan dan produktivitas. Hal ini berbeda dengan terdahulu bahwa yang besar makan yang kecil, sekarang yang kreatif dan gesit serta produktif yang mampu melampaui yang besar dan lamban.


            Bagi manajemen perusahaan punya “hobby menampung orang” dengan prinsip”belas kasihan” tanpa mempertimbangkan produktivitas maka perlu berpikir ulang dan mengubah paradigmanya karena “persaingan bisnis sering tidak mengenal belas kasihan”. Coba kita lihat beberapa perusahaan multinasional atau transnasional yang melalukan merger seperti industri farmasi, kosmetik, kimia dll.  Mengapa mereka kita bergabung untuk sinergi dan makin mengisi/melengkapi strength mereka sekaligus produktivitas organisasi mereka dengan penggabungan dalam fungsi inti dan pendukungnya sehingga lebih ramping.


            Kembali kepada kesadaran kita bahwa apa yang mau kita kejar ? Mau besar-besaran aset ? Mau besar-besaran organisasi ? Kalau mereka tidak produktif maka bisa jadi NPA ( Non Performance Assets ). Dalam kondisi pasar lokal dan dunia yang berat ini maka kita perlu memperkecil resiko bisnis dan memacu produktivitas organisasi kita. Kita mau besar-besaran profit bukan omzet dan organisasi. Kalaupun kita ingin memperbesar organisasi, pastikan pilihan bisnis jelas dan berdaya saing sehingga kita tetap mampu mempersiapkan lapangan kerja tetapi juga menjamin produktivitas organisasi  untuk kesinambungan bisnis dan semua pihak. Oleh karena itu banyak organisasi mulai berorientasi pada produktivitas dalam mengelola organisasi termasuk reward system-nya. Lain jaman lain pola pikir agar tetap mampu berada dalam bisnis.

 


Fery Hartono
Direktur Business Excellence Consulting
Business Transformation Management
Telp. : 021- 5695 1200 (Hunting)
www.business-excellence.co.id

Free Counters
copyright © 2012 Business Excellence Service
Powered by CKM